Geen protocollen en rapportages, maar fietstochtjes met cliënten. ‘Hoe mooi is dat, dat dat nu kan?’

Een modern gebouw aan de rand van het bos. Een waterig zonnetje schijnt op het gemaaide groene gazon. Vanuit een schuur achter in de tuin klinken een paar harde slagen van ijzer op ijzer. Verder is het stil. De deur wordt opengedaan door Heleen Veldwijk, coördinator van de locatie Ugchelen van de JP van den Bent stichting, dichtbij Apeldoorn. Met een knikje naar de schuur zegt ze: ‘Hij is een van de weinigen hier vandaag. De meeste van onze cliënten zijn buitenshuis nu, naar de dagbesteding of aan het werk.’

Veldwijk – grijs opgeschoren haar met kuif, een rijtje oorbellen, lang wollen vest, vriendelijke oogopslag; al 32 jaar in dienst –  gaat voor naar de koffiekamer, langs verschillende ruimtes in moderne kleuren: donkergrijs, zeeblauw, appeltjesgroen, gebroken wit. Overal staan planten en hangt kleurige wandversiering. Op de gangen komen per vleugel en etage vier deuren uit, achter één ervan klinkt het geluid van een stofzuiger. Bij een ander appartement hangt een babyblauwe slinger te wachten op nieuwe bewoners, een moeder met haar pasgeboren kindje. ‘We willen graag dat ze zich welkom voelen.’

De JP van den Bent stichting (‘de JP’) ‘ondersteunt mensen bij het leven, bijvoorbeeld bij wonen, werken, vrije tijd of contacten met anderen’, staat er op de website. En hoewel ze mensen liever niet in hokjes plaatsen, gaat het vaak over personen met een lichte verstandelijke beperking, soms met bijkomende verslavings- of andere psychische problemen. Of over mensen met een ernstige (meervoudige) beperking, kinderen vanuit de jeugdzorg of cliënten met een beschermd wonen indicatie.

De ondersteuning is altijd maatwerk en vaak tijdelijk, tot ongeveer twaalf maanden. Meestal is dat voldoende om een crisissituatie op te lossen of tot rust te komen. Maar er zijn ook een paar permanente bewoners. Dat betekent dat er 24/7 begeleiding aanwezig is. Overdag gaan de bewoners naar hun werk of zijn ze bezig met hun hobby – bijvoorbeeld met oud ijzer. Of ze doen boodschappen met een begeleider, of gaan samen een rondje wandelen of fietsen.

De JP organiseert ook ieder jaar een voetbaltoernooi, voor medewerkers en cliënten van alle zestig locaties. In 2025 won ‘Ugchelen’, de kampioensbokaal staat te pronken in de hal. En dat is niet de enige prijs die ze dat jaar binnen sleepten. In oktober ontvingen zij ook de Impactmakerprijs van [Ont]Regel De Zorg, een programma van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het programma heeft als doel om de tijd die zorgprofessionals kwijt zijn aan administratie in 2030 tot 20 procent terug te brengen. De Impactmakerprijs wordt sinds 2022 door het Actie Leer Netwerk uitgereikt aan ‘de meest inspirerende en impactvolle beweging binnen de sector welzijn en zorg’. Het kopiëren van initiatieven van anderen wordt aangemoedigd, zolang de interventies maar worden aangepast aan de eigen context, samen met de mensen op de werkvloer. Ontregelen is een van drie categorieën + De andere twee zijn ‘Regionale samenwerking’ en ‘Verbinden informele en formele zorg’ .

Is dit wel verantwoord?

De JP van den Bent stichting heeft een reputatie als organisatie met weinig kaders, protocollen en procedures. In het rapport ‘Is dit wel verantwoord?’ uit 2023 bespreekt de Raad voor de Volksgezondheid en Samenleving de stichting in de casus ‘Nauwelijks protocollen en een versoberde jaarverantwoording’. Na het afschaffen van veel protocollen ‘vragen zorgverleners zich eerder af: Wat heb ik te doen bij deze cliënt? [..] En niet: wat zegt het protocol?’, meldt het rapport. Met een simpelere jaarverantwoording wilde de stichting bovendien een nieuwe norm stellen voor de sector. Helaas bleek VWS dit op grond van wet- en regelgeving niet te kunnen toestaan. Maar dat ‘nauwelijks protocollen’ bleef fier overeind.

Toch voelde Veldwijk zich uitgedaagd toen de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland eind 2024 hun leden opriep om de regeldruk verder te verminderen. ‘Dat gaf wel een beetje ‘error’ in de hoofden van sommige collega’s’, zegt ze. ‘Hoezo moeten we dat? We rapporteren al zo weinig!’ Maar het kon best nog een tandje minder, vond ik. We begonnen de dag toch met de rapportages, in plaats van met de cliënt. Want als jij iets opschrijft, moet ik het lezen. Zo houden we elkaar bezig. En is het echt nodig? Schiet de cliënt er iets mee op? Kunnen we de familie niet ook gewoon mondeling bijpraten? Kan de cliënt dat niet zelf, eventueel samen met de begeleider? Die vragen moet je blijven stellen.’

Ze constateerde ook dat rapportages soms een herhaling van zetten waren: steeds een zelfde riedeltje. Belangrijker nog: de nadruk lag vaak op wat níét goed ging. Dat prikkelde haar om het om te draaien door juist te laten zien wat er wél goed gaat met de cliënt. Kortom: genoeg te winnen. Tijd voor een pilot.

Loslaten

Francesca Bos –  krullenbos, armtatoeage, spijkerbroek, een gulle glimlach, 24 dienstjaren  – is erbij komen zitten en vertelt over de pilot. Ze zijn wel zes maanden bezig geweest met voorbereiden. Dat bestond vooral uit veel praten met de collega’s. Zo’n nieuwe werkwijze vergt echt een denkomslag. Mensen zijn immers gewend zich te verantwoorden, wíllen dat ook. En nu hoefden ze niet te rapporteren, ‘tenzij’. Maar wat is dat ‘tenzij’ dan? Bos: ‘Het liefst krijgen ze een lijstje dat ze kunnen checken: dit niet, dat wel rapporteren. Maar zo werkt het niet. Alles draait om de cliënt. Wat hebben zij nodig?’ Veldwijk vult aan: ‘Probeer het gewoon. Stap maar eens met een leeg hoofd binnen bij je cliënt. Het is een kwestie van leren voelen, loslaten en ervaren. Maak je niet teveel zorgen of je het wel goed gedaan hebt. En blijf erover praten met je collega’s. Je zult zien, dat worden heel mooie gedachtewisselingen. Iedereen heeft namelijk een andere ‘tenzij’. Samen moet je eruit komen.’

Toen ze eenmaal begonnen waren met de nieuwe manier van werken, zagen ze binnen twee weken al resultaat. Op de website van het Actie Leer Netwerk worden de resultaten samengevat: ‘Medewerkers besteden met de werkwijze ‘Rapporteren: nee, tenzij’ ongeveer 13% minder tijd aan rapporteren, wat neerkomt op een tijdsbesparing van ongeveer 56 minuten per dag bij een 36-uur contract. Daarnaast geven medewerkers aan meer tijd en aandacht voor cliënten te hebben, wat leidt tot mooie gesprekken. Cliënten vertellen nu zelf het verhaal in plaats van dat de medewerker het leest in de rapportages in het ECD (elektronisch cliënt dossier).’

Dat ze de prijs kregen — ze hadden pas kort ervoor van het bestaan ervan gehoord — was een mooie opsteker. Uit het juryrapport: ‘Met jullie aanpak laten jullie zien dat durven vernieuwen echt loont. Radicaal en doordacht geven jullie zorgprofessionals de regie terug, waardoor hun expertise en mensgerichtheid volop tot hun recht komt.’ Veldwijk: ‘Maar het mooiste compliment kwam eigenlijk van één van de juryleden, een vrouw met een moeder in een instelling. Zij vroeg zich ook ineens af waarom ze eigenlijk alles over haar moeder in een dossier moet teruglezen. Is het niet veel fijner als die zorgverlener gewoon tijd met haar doorbrengt dan dat die zoveel tijd kwijt is aan het invoeren van gegevens?’

Hoe was je dag?

Berry (54) schuift aan met een kop thee — grote man, pet, sportjack. Hij woont hier al sinds 2014, na vele omzwervingen en plekken waar hij nooit zijn draai kon vinden en ‘lelijke dingen meemaakte’. ‘Hier begon ik me eindelijk op mijn gemak te voelen. Nu werk ik bij de Kringloop van Dorcas, daar repareer ik elektrische apparaten zodat ze kunnen worden verkocht. En ik heb hobby’s, ik verveel me nooit. Als zendamateur heb ik contacten over de hele wereld, zelfs met de bemanning van het ISS [International Space Station, CH]. En af en toe dol ik wat met de andere bewoners en de begeleiders.’ Zoals die keer met de opwindmuis die hij onder het kleed op de bank had gelegd en waarmee hij zijn begeleider de stuipen op het lijf joeg. Ondeugend kijkt hij naar Veldwijk en Bos, die er ook hartelijk om moeten lachen. Dan, serieuzer: ‘Ik vind het heel fijn dat ze niet meer zoveel schrijven. Eerder begon ik wel eens te vertellen over mijn dag, wat ik gedaan had, waar ik mee zat, en dan hadden ze dat allemaal al gelezen. Ja, dan hoeft het voor mij ook niet meer, dan zeg ik toch niks meer? Nu komen ze aan me vragen: hoe was je dag? Kan ik je ergens mee helpen? Dan hebben we een goed gesprek.’

Nadat Ugchelen de Impactmakerprijs had gewonnen probeerden Veldwijk en Bos ook andere locaties van de JP mee te krijgen. Ze merkten dat collega’s in principe enthousiast waren, maar toch vooral veel beren op de weg zien: ‘Ja, maar, hoe dan? Wat kan ik weglaten, wat moet ik blijven doen?’ Dergelijke zorgen proberen ze weg te nemen. Ook benadrukken ze dat er belangrijke randvoorwaarden zijn: de ondersteuningsplannen moeten op orde zijn, het team moet goed ingewerkt en op elkaar afgestemd zijn, de collega’s moeten elkaar volledig kunnen vertrouwen. En dan gewoon gáán. Veldwijk: ‘Soms wordt het zo groot gemaakt, terwijl het heel simpel kan zijn. Wij houden van simpel. Gewoon doen. En dan dóór.’

Omdat er zoveel tijd gewonnen kan worden met het schrappen van onnodige en nutteloze administratie is het verleidelijk om te denken dat we de personeelstekorten ermee kunnen oplossen. Na die vraag kijken Veldwijk en Bos elkaar aan en lijken een beetje te moeten zuchten. Bos: ‘Ja, dat horen we vaker, maar dat is toch niet de bedoeling van ontregelen? Het doel is juist om meer tijd voor en met de cliënt te hebben, samen te eten, een filmpje te kijken, een fietstochtje te maken. Dáár knappen de mensen van op. Hoe mooi is dat, dat dat nu kan?’
 

 
Oproep aan onze lezers: Wat zijn jouw ervaringen met onzinnige regeltjes in de zorg, als zorgverlener of als patiënt? Of word je juist blij van goede ontwikkelingen die je ziet? Laat het ons weten! Jouw input draagt bij aan dit lopend dossier, De Zorg van Morgen, waarin we de (oplossingen voor de) problemen in de Nederlandse zorgsector onderzoeken.